거래가 거의없는 소규모 비즈니스의 경우, 정통한 비즈니스 소유자는 회계 소프트웨어 대신 Excel을 사용할 수 있습니다. Excel에는 총계정 원장을 만들고 유지 관리하는 데 필요한 모든 도구가 있지만 기본적인 회계 및 세부 사항에 대한 이해가 필요합니다. 회계 소프트웨어에 대한 준비가되었는지 또는 리소스를 보유하고 있는지 잘 모르는 비즈니스 소유자에게는 회계 소프트웨어를 구매할 때까지 회계 기록을 보관하기에 좋은 장소 일 수 있습니다.
총계정 원장으로 Excel 사용
간단한 기록 보관 설정에는 먼저 거래 날짜, 거래 설명 및 송장 또는 수표 번호와 같은 참조 번호 열이 포함되어야합니다. 다음 열에는 해당 연도에 사용될 각 계정이 나열됩니다. 나중에 돌아가서 변경하기가 어려울 수 있으므로 계정 선택에주의를 기울여야합니다. 왼쪽에서 오른쪽으로 나열된 첫 번째 계정은 수입으로 시작하고 비용으로 끝나는 손익 계산서 계정이어야합니다. 다음은 자산 계정, 부채 계정 및 마지막으로 모든 지분 계정입니다.
총계정 원장은 이중 입력 부기를 사용하여 회사의 모든 거래를 추적하므로 Excel을 총계정 원장으로 사용하기 전에이 개념을 제대로 이해하는 것이 중요합니다.
이중 입장 부기 란 무엇입니까?
이것이 새로운 회사라면, 첫 번째 거래는 회사에 투자 한 지분 일 것입니다. 예를 들어 Jane이라는 기업가가 기계 공장을 오픈하기로 결정했다고 가정 해 보겠습니다. 그녀는 사업을 시작하기 위해 70 만 달러를 저축하고 자금으로 사업 체크 계좌를 개설합니다.
Jane은 이중 입력 부기 개념을 사용하여이 거래가 회사의 현금 계정 (직불 입금)을 증가시키고 소유자의 주식 계정 (신용 입력)이 증가함에 따라 상쇄 될 것임을 알고 있습니다. 이 Excel 시스템에서 모든 차변 입력은 양수 값으로 기록되어야하고 모든 신용 입력은 음수 값으로 기록되어야합니다.
이 예에서 Jane은 거래 날짜와“자본 투자”와 같은 설명을 스프레드 시트의 첫 줄에 입력해야합니다. 그런 다음 스프레드 시트의 "현금"계정 열에 $ 750, 000 항목을 입력하고 스프레드 시트의 "소유자 지분"계정 열에 $ 750, 000 항목을 입력합니다. 숫자를 확인하기 위해 Jane은 Sum 공식을 사용하여 각 행의 모든 항목이 0 달러가되도록해야합니다.
거기서부터 Jane은 각 거래에 대한 라인을 계속 입력합니다. 회사 현금으로 장비를 구매하는 경우 Jane은 "장비"계정 열에 차변 또는 긍정적 인 항목을 표시하고 "현금"계정 열에 신용 또는 음수 항목을 표시하는 트랜잭션을 시작합니다. 고객에게 가공 서비스를 판매하는 경우 "수익"계정에 크레딧을 기록하고 "자본"계정에 차변을 기록합니다.
마지막으로 각 계정 항목의 총계는 스프레드 시트 하단에 합산되어야합니다. 모든 수입 계정의 합계를 합산하여 현재 순 수입을 계산할 수 있습니다. 필요에 따라 총 자산, 총 부채 및 총 자본과 같은 다른 열을 구성 할 수 있습니다.
