목차
- 1. AIS 사람들
- 2. 절차 및 지침
- 3. AIS 데이터
- 4. AIS 소프트웨어
- 5. IT 인프라
- 6. 내부 통제
- 실제 생활에서 AIS 작동 방식
- 결론
회계 정보 시스템 (AIS)은 기업이 재무 데이터를 수집, 저장, 관리, 처리, 검색 및보고하는 데 사용하는 구조로 회계사, 컨설턴트, 비즈니스 분석가, 관리자, CFO (CFO)가 사용할 수 있습니다., 감사, 규제 기관 및 세무 기관.
특수 교육을받은 회계사는 AIS와 심도있게 협력하여 회사의 금융 거래 및 기록 관리에서 최고 수준의 정확성을 보장하고 합법적으로 액세스해야하는 사람들이 재무 데이터를 쉽게 이용할 수 있도록하며 데이터는 그대로 유지합니다..
회계 정보 시스템은 일반적으로 사람, 절차 및 지침, 데이터, 소프트웨어, 정보 기술 인프라 및 내부 제어의 6 가지 주요 구성 요소로 구성됩니다. 각 구성 요소를 자세히 살펴 보겠습니다.
회계 정보 시스템 소개
1. AIS 사람들
AIS의 사람들은 단순히 시스템 사용자입니다. 조직의 AIS를 사용해야하는 전문가로는 회계사, 컨설턴트, 비즈니스 분석가, 관리자, 최고 재무 책임자 및 감사인이 있습니다. AIS는 회사 내의 여러 부서가 협력하는 데 도움이됩니다.
예를 들어, 경영진은 직원이 적절한 양의 재고를 주문할 수있는 판매 목표를 설정할 수 있습니다. 재고 오더는 회계 부서에 새로운 채무를 통지합니다. 판매가 이루어지면 영업 사원은 고객 주문을 입력하고, 회계는 고객에게 송장을 발행하고, 창고는 주문을 조립할 수 있으며, 운송 부서는이를 발송할 수 있으며, 회계 부서는 새로운 미수금에 대한 알림을받습니다. 고객 서비스 부서는 고객 배송을 추적 할 수 있으며 시스템은 관리를위한 판매 보고서를 생성 할 수 있습니다. 관리자는 재고 비용, 운송 비용, 제조 비용 등도 볼 수 있습니다.
잘 설계된 AIS를 사용하면 조직 내에서 권한을 부여받은 모든 사람이 동일한 시스템에 액세스하고 동일한 정보를 얻을 수 있습니다. AIS는 필요한 경우 조직 외부의 사람들에게 정보를 얻는 것을 단순화합니다.
예를 들어 컨설턴트는 AIS의 정보를 사용하여 비용 데이터, 판매 데이터 및 수익을보고 회사의 가격 구조 효과를 분석 할 수 있습니다. 또한 감사인은이 데이터를 사용하여 회사의 내부 통제, 재무 상태 및 Sarbanes-Oxley Act (SOX) 준수를 평가할 수 있습니다.
AIS는 그것을 사용할 사람들의 요구를 충족 시키도록 설계되어야합니다. 시스템은 사용하기 쉬워야하고 효율성을 저해하지 않고 개선해야합니다.
2. 절차 및 지침
AIS의 절차 및 지침은 데이터 수집, 저장, 검색 및 처리에 사용하는 방법입니다. 이러한 방법은 수동 및 자동입니다. 내부 소스 (예: 직원)와 외부 소스 (예: 고객의 온라인 주문) 모두에서 데이터를 가져올 수 있습니다. 절차와 지침은 AIS 소프트웨어로 코딩되며 문서화 및 교육을 통해 직원에게 "코딩"되어야합니다. 효과적이려면 절차와 지침을 일관되게 따라야합니다.
3. AIS 데이터
정보를 저장하려면 AIS는 데이터베이스에 일반적으로 사용되는 컴퓨터 언어 인 SQL (Structured Query Language)과 같은 데이터베이스 구조를 가져야합니다. AIS는 또한 다양한 유형의 시스템 사용자 및 데이터 입력을위한 다양한 입력 화면과 다양한 사용자 및 다양한 유형의 정보 요구를 충족시키기위한 다양한 출력 형식이 필요합니다.
AIS에 포함 된 데이터는 조직의 비즈니스 관행과 관련된 모든 재무 정보입니다. 회사의 재무에 영향을 미치는 모든 비즈니스 데이터는 AIS에 들어가야합니다.
AIS에 포함 된 데이터 유형은 비즈니스 특성에 따라 다르지만 다음과 같이 구성 될 수 있습니다.
- 판매 주문 고객 청구서 판매 분석 보고서 구매 요청 공급 업체 송장 등록 레지스터 재고 데이터 Payroll 정보 타임 키핑 세금 정보
그런 다음이 데이터를 사용하여 미수금 에이징, 감가 상각 / 상각 일정, 시험 잔액, 손익 등과 같은 회계 명세서 및 보고서를 준비 할 수 있습니다. 이 모든 데이터를 AIS에서 한 곳에두면 비즈니스의 기록 유지, 보고, 분석, 감사 및 의사 결정 활동이 용이 해집니다. 데이터가 유용하려면 완전하고 정확하며 관련성이 있어야합니다.
반면에 AIS에 들어 가지 않는 데이터의 예로는 메모, 서신, 프리젠 테이션 및 매뉴얼이 있습니다. 이 문서는 회사의 재무와 실질적인 관계가있을 수 있지만 표준 각주를 제외하고는 실제로 회사의 재무 기록 유지의 일부가 아닙니다.
4. AIS 소프트웨어
AIS의 소프트웨어 구성 요소는 회사의 재무 데이터를 저장, 검색, 처리 및 분석하는 데 사용되는 컴퓨터 프로그램입니다. 컴퓨터가 있기 전에 AIS는 수동 종이 기반 시스템 이었지만 오늘날 대부분의 회사는 AIS의 기초로 컴퓨터 소프트웨어를 사용하고 있습니다. 소규모 기업은 Intuit의 Quickbooks 또는 Sage 's Sage 50 Accounting을 사용할 수 있지만 다른 것도 있습니다. 중소기업은 SAP의 Business One을 사용할 수 있습니다. 중소 기업은 Microsoft Dynamics GP, Sage Group의 MAS 90 또는 MAS 200, Oracle PeopleSoft 또는 Epicor Financial Management를 사용할 수 있습니다.
품질, 안정성 및 보안은 효과적인 AIS 소프트웨어의 핵심 구성 요소입니다. 관리자는 회사가 결정을 내릴 때 출력하는 정보에 의존하며 올바른 결정을 내리려면 고품질 정보가 필요합니다.
AIS 소프트웨어 프로그램은 다양한 유형의 비즈니스의 고유 한 요구를 충족하도록 사용자 정의 할 수 있습니다. 기존 프로그램이 회사의 요구를 충족시키지 못하는 경우, 소프트웨어는 최종 사용자로부터 실질적으로 입력하여 사내에서 개발하거나 조직을 위해 특별히 타사에서 개발할 수도 있습니다. 시스템을 전문 회사에 아웃소싱 할 수도 있습니다.
공개적으로 거래되는 회사의 경우 비즈니스에서 어떤 소프트웨어 프로그램 및 사용자 정의 옵션을 선택하더라도 Sarbanes-Oxley 규정에 따라 AIS의 구조가 어느 정도 결정됩니다. 이는 SOX 규정이 공개 회사가 준수해야하는 내부 통제 및 감사 절차를 확립하기 때문입니다.
5. IT 인프라
정보 기술 인프라는 회계 정보 시스템을 운영하는 데 사용되는 하드웨어의 이름입니다. 컴퓨터, 모바일 장치, 서버, 프린터, 서지 보호기, 라우터, 저장 매체 및 백업 전원 공급 장치를 포함하여 비즈니스에 필요한 대부분의 하드웨어 항목. 비용 외에도 하드웨어 선택시 고려해야 할 요소에는 속도, 스토리지 기능 및 확장 및 업그레이드 가능 여부가 포함됩니다.
가장 중요한 것은 AIS 용으로 선택된 하드웨어가 의도 한 소프트웨어와 호환되어야한다는 것입니다. 이상적으로는 단지 호환 가능할뿐만 아니라 최적입니다. 복잡한 시스템은 빠른 시스템보다 훨씬 덜 유용합니다. 비즈니스가 하드웨어 및 소프트웨어 호환성 요구 사항을 쉽게 충족시킬 수있는 한 가지 방법은 비즈니스에 필요한 하드웨어와 소프트웨어가 모두 포함 된 턴키 시스템을 구입하는 것입니다. 턴키 시스템을 구매한다는 것은 이론적으로 비즈니스가 AIS를위한 최적의 하드웨어 및 소프트웨어 조합을 얻게된다는 것을 의미합니다.
올바른 AIS에는 하드웨어 시스템의 구성 요소를 유지 보수, 서비스, 교체 및 업그레이드하기위한 계획뿐만 아니라 고장난 오래된 하드웨어를 폐기하여 민감한 데이터가 완전히 파괴되도록하는 계획도 포함되어야합니다.
6. 내부 통제
AIS의 내부 제어는 중요한 데이터를 보호하기 위해 포함 된 보안 조치입니다. 이것들은 암호처럼 간단하거나 생체 인식만큼 복잡 할 수 있습니다. AIS에는 권한이없는 컴퓨터 액세스를 방지하고 회사 내부의 일부 사용자를 포함하여 권한이있는 사용자에 대한 액세스를 제한하기위한 내부 제어 기능이 있어야합니다. 또한 시스템의 특정 부분에만 액세스 할 수있는 개인의 무단 파일 액세스를 방지해야합니다.
AIS에는 회사뿐만 아니라 직원 및 고객에게도 속하는 기밀 정보가 포함되어 있습니다. 이 데이터에는 사회 보장 번호, 급여 정보, 신용 카드 번호 등이 포함될 수 있습니다. AIS의 모든 데이터는 암호화되어야하며 시스템에 대한 액세스는 기록되고 감시되어야합니다. 시스템 활동도 추적 할 수 있어야합니다.
또한 AIS에는 컴퓨터 바이러스, 해커 및 기타 내부 및 외부 위협으로부터 네트워크 보안을 차단하는 내부 제어 기능이 필요합니다. 또한 데이터 손실을 유발할 수있는 자연 재해 및 전원 서지로부터 보호해야합니다.
실제 생활에서 AIS 작동 방식
우리는 잘 설계된 AIS가 비즈니스가 일상적으로 원활하게 운영되거나 시스템이 제대로 설계되지 않은 경우 운영을 방해하는 방법을 보았습니다. AIS의 세 번째 용도는 비즈니스에 문제가있을 때 AIS의 데이터를 사용하여 무엇이 잘못되었는지에 대한 이야기를 찾을 수 있다는 것입니다.
WorldCom과 Lehman Brothers의 사례는 두 가지 예를 제공합니다.
2002 년 WorldCom의 내부 감사인 인 Eugene Morse와 Cynthia Cooper는 회사의 AIS를 사용하여 40 억 달러의 사기 비용 할당 및 기타 회계 항목을 발견했습니다. 조사 결과 CFO 스콧 설리반 (Scott Sullivan)은 종료되었고 회사의 내부 재무 관리 및 절차를 규제하는 Sarbanes-Oxley Act의 섹션 404 인 새로운 법안이 종료되었습니다.
Lehman 붕괴의 원인을 조사 할 때 AIS 및 기타 데이터 시스템의 검토는 문서 수집 및 검토와 증인 인터뷰와 함께 핵심 구성 요소였습니다. 2, 200 페이지의 9 볼륨 시험관 보고서에 따르면 회사의 실패 원인을 찾기 위해서는 "리만의 운영, 거래, 평가, 재무, 회계 및 기타 데이터 시스템에 대한 광범위한 조사와 검토가 필요했습니다".
Lehman의 시스템은 AIS가 어떻게 구성되어서는 안되는지에 대한 예를 제공합니다. 심사관 Anton R. Valukas의 보고서에 따르면 "파산 신고 시점에 Lehman은 2, 600 개가 넘는 소프트웨어 시스템 및 응용 프로그램의 패치 워크를 유지했습니다. 많은 Lehman 시스템은 비전, 구식 또는 비표준이었습니다."
검사관은 자신의 노력을 가장 관련성이 높은 96 개 시스템에 집중하기로 결정했습니다. 이 시험은 단지 시스템 사용법을 배우기 위해 훈련, 연구, 시행 착오가 필요했습니다.
Valukas의 보고서에 따르면 "Lehman의 시스템은 상호 의존성이 높았지만 관계를 파악하기가 어려웠으며 문서화가 잘되어 있지 않았습니다. 필요한 정보를 얻기 위해 이러한 시스템을 풀기 위해서는 특별한 노력이 필요했습니다."
결론
AIS의 6 가지 구성 요소는 모두 주요 직원이 재무 데이터를 수집, 저장, 관리, 처리, 검색 및보고하는 데 도움이됩니다. 효율적이고 정확한 회계 정보 시스템을 잘 개발하고 유지 관리하는 것은 성공적인 비즈니스의 필수 요소입니다.
